UO Procedura per controllo inventariale a scaffale

A) Estrarre da Sebina il Registro topografico dei libri presenti a scaffale 

  • Catalogo > Report e statistiche dati di esemplare > Stampa registri
  • Seleziono come Tipo registro o “Registro topografico sintetico ” (= SOLO gli elementi della collocazione + il numero d’inventario) o “Registro topografico analitico” (+ titolo e dati editoriali dei volumi) 
  • Seleziono la sezione ed eventualmente una collocazione/sottosezione
  • seleziono l’intervallo di inventari (comprendendoli tutti)
  • seleziono la Disponibilità “Non in prestito”
  • seleziono il formato di stampa (pdf o word)
  • Conferma

B) Controllare a scaffale (sottosezione per sottosezione) se sono presenti tutti i volumi corrispondenti agli inventari segnalati dal registro topograficoIl controllo va fatto sul numero d’inventario presente sul libro, NON sull’attuale collocazione numerica (perché non sistematica, a volte scorretta, a volte erroneamente eliminata).  Nel caso di volumi trovati fuori posto nella sequenza delle collocazioni, rimetterli nel corretto ordine

C) Segnare sul registro cartaceo tutti i casi in cui non c’è corrispondenza tra la sequenza ideale sulla carta e la sequenza reale 


D) Al termine del controllo fisico, aggiornare su Sebina tutti le situazioni difformi:  

1. Se l’inventario segnalato nell’elenco topografico NON SI RISCONTRA fisicamente né a scaffale né in biblioteca (dopo opportuni controlli):

  • andare in Situazione documento e inserire il numero di inventario
  • Cliccare su Modifica inventario
  • Cliccare su Modifica
  • Modificare lo stato copia in Smarrito
  • Inserire nella Nota interna la dicitura “Non trovato al controllo inventariale del xx/yy/zzzz”
  • Flaggare “Non visualizzare in OPAC
  • Tutti gli inventari Smarriti andranno poi scartati cumulativamente, al termine dell’intero processo

2. Se l’inventario segnalato nell’elenco topografico corrisponde ad una copia ROVINATA (ovvero non più prestabile):

  • andare in Situazione documento e inserire il numero di inventario
  • Cliccare su Modifica inventario
  • Cliccare su Modifica
  • Modificare lo stato copia in Rovinato [questo crea istantaneamente in OPAC il messaggio “Documento rovinato non ammesso al prestito”]
  • Inserire nella Nota internala dicitura “Valutato rovinato al controllo inventariale del xx/yy/zzzz”
  • Segnare ogni inventario così selezionato nel file Volumi rovinati DA VALUTARE.xlsx
  • Posizionare tutti i libri deteriorati insieme su un carrello/scaffale e contrassegnarli: queli esemplari andranno scartati, e si valuteranno le edizioni per il riacquisto di una nuova copia

3. Se l’inventario segnalato nell’elenco topografico corrisponde ad una copia DETERIORATA (ovvero non più in condizioni fisiche ottime ma ancora prestabile):

  • andare in Situazione documento e inserire il numero di inventario
  • Cliccare su Modifica inventario
  • Cliccare su Modifica
  • Modificare lo stato copia in Deteriorato  [in questo modo il volume rimane comunque prestabile anche in OPAC]
  • Inserire nella Nota internala dicitura “Valutato deteriorato al controllo inventariale del xx/yy/zzzz”
  • Per MEDICINA_Segnare ogni inventario così selezionato nel file Medicina – Volumi rovinati DA VALUTARE.xlsx

4. Se l’inventario segnalato nell’elenco topografico NON SI RISCONTRA fisicamente ma si sospetta che sia in un’altra parte della biblioteca (dopo opportuni controlli):

  • segnalare l’inventario sul registro cartaceo
  • controllare se il volume è effettivamente dove si sospetta
  • nel caso si trovi, riportarlo a scaffale, eventualmente segnalarlo come Rovinato (caso 2) o come Deteriorato (caso 3)
  • nel caso non si trovi, segnalarlo come Smarrito (caso 1)

E)  Programmare il successivo controllo inventariale

F) Scartare i volumi smarriti da SebinaNext con il modulo Revisione inventariale