Checklist operativa (funzione Richieste ILL/DD ricevute)
1. identifico la biblioteca che mi ha richiesto il documento, con i suoi codici ISIL e SBN.
2. in SebinaNEXT controllo l’anagrafica della biblioteca (in particolare i contatti mail) e la associo come utente alla mia biblioteca di lavoro; in caso di biblioteche problematiche o duplicati tramite mail oppure utilizzando l’apposita worklist Biblioteche ILL da controllare;
3. in SebinaNEXT inserisco la richiesta ILL
a. Servizi > Richieste ILL/DD ricevute;
b. Nuovo > scelgo il tipo di movimento Richiesta di prestito interbibliotecario;
c. seleziono la biblioteca, o selezionando il polo e la singola biblioteca, oppure cercandola con il punto interrogativo;
d. seleziono Documento nel catalogo;
e. inserisco i dati del documento che mi hanno richiesto: è sufficiente inserire l’inventario del documento, e il sistema compilerà automaticamente gli altri campi (titolo, autore, anno, casa editrice…);
f. controllo le condizioni di erogazione della richiesta (modalità di pagamento, costi, indirizzo di spedizione, contatti, etc.);
g. confermo, e la mia richiesta risulterà inserita in stato Richiesta inviata a biblioteca;
h. per ogni aggiornamento (mail o telefonico) che ricevo sugli stati della mia richiesta, dovrò aggiornare anche in SebinaNext i corrispondenti stati della richiesta.
NB1. È necessario rispettare con precisione il seguente ordine degli stati delle richieste:
> Richiesta inviata a biblioteca
> Respinto o Accettato
> Documento spedito a biblioteca richiedente
> Documento arrivato in biblioteca richiedente
> Documento consegnato a lettore
> Documento riconsegnato dal lettore
> Documento rispedito a biblioteca prestante
> Rientrato
Per ogni stato è possibile inserire delle Note, per specificare informazioni particolari da comunicare all’altra biblioteca.
NB2. Per ogni cambio di stato che io faccio alla mia richiesta e che interessa anche la biblioteca prestante, SebinaNext invia una mail di comunicazione automatica all’altra biblioteca. Non è più quindi necessario scrivere continue mail di risposta alla biblioteca, ci pensa già il sistema; le comunicazioni spedite possono essere visualizzate nei Report di SebinaNext.
NB3. Se il documento che hanno richiesto alla mia biblioteca è in prestito al momento della richiesta non devo ignorare la richiesta o rifiutarla a priori: posso accettarla, ed essa verrà messa in coda al prestito in corso e gestita automaticamente come prenotazione. Se non accetto la richiesta perché “aspetto che rientri il prestito prima di accettarla”, questo farà sicuramente scadere la richiesta, con conseguenti disagi per l’utente e per la biblioteca richiedente. Lo stesso principio vale anche per le richieste di prestito intersistemico all’interno del polo.