MED – Revisione sistematica del materiale bibliografico in archivio (donazioni, ex istituti, etc.) – Monografie

FASE 1 – Riscontro a scaffale del deposito già presenti su Sebina – TERMINATA

Procedimento: verificare negli scaffali del Deposito C l’effettiva presenza dei volumi già catalogati su Sebina e collocati come “MFBC / deposito libri” (n. 313 volumi)

Chi/quando: Arianna + Barbara, dal 14 al 18 giugno 2021

Esito: A scaffale non trovati 4 volumi, che sono stati segnalati come Irreperibili su Sebina e inseriti in lista di scarto n. 10 (aggiornamento Paolo 21 giugno 2021)

FASE 2 – Elaborazione criteri di revisione specifica del materiale bibliografico di TUTTO il deposito – TERMINATA!

Rilevazione numerica: circa 4777 volumi in deposito da valutare (vd https://bibliotecamedicina.unipr.it/area-staff/med-rilevazioni-numeriche-del-patrimonio/)

Nuova proposta (Arianna – Giulia – Paolo 19/07/2021)

Checklist di valutazione dei singoli volumi

  1. È un libro pubblicato prima del 1945? 
    1. Sì > si tiene > FONDO STORICO 
    2. No > pt. 2 
  2. È una donazione? Ha un timbro o una dedica o un ex libris che dimostri l’appartenenza a un prof./ a un fondo?
    1. Sì > si tiene > FONDO SPECIALE
    2. No > pt. 3 
  3. È in buono stato di conservazione? 
    1. Sì > pt. 4 
    2. No > si scarta 
  4. Sono atti di convegno o è una miscellanea? 
    1. Sì > si tiene > cat. ATTI DI CONVEGNO e MISCELLANEE 
    2. No > pt. 5
  5. Abbiamo in biblioteca almeno una copia o un’edizione più recente dello stesso libro? 
    Il controllo si può fare sull’opac del Sistema Bibliotecario Parmense, selezionando Biblioteca di medicina e chirurgia e inserendo titolo e autore, facendo attenzione a controllare quale è la nostra edizione (se il libro è inventariato) 
    1. Sì > si scarta
    2. No > pt. 6
  6. Abbiamo libri più recenti sull’argomento? 
    Il controllo si può fare sull’opac del Sistema Bibliotecario Parmense, inserendo le parole principali del titolo o l’argomento quando facilmente deducibile. 
    1. Sì > si scarta
    1. No, è una monografia specialistica > si tiene > MONOGRAFIE DI ARGOMENTO SPECIALISTICO
    2. No > pt. 6  
  7. È un libro didattico superato? 
    Qui si valuterà l’anno di pubblicazione (se precedente al 2000 si intende superato) e l’argomento (un argomento su cui le novità sono importanti)
    1. Sì > si scarta
    2. No > si tiene 

Necessaria: Postazione con PC portatile

Checklist in versione mappa

Categorie da tenere

  • FONDO STORICO (libri precedenti al 1945) 
  • FONDI SPECIALI (di persone che hanno donato la loro biblioteca, cfr. Luigi Migone) 
  • ATTI DI CONVEGNO E MISCELLANEE: da valutare a parte
  • MONOGRAFIE DI ARGOMENTO SPECIALISTICO (datate, ma su argomenti di cui non abbiamo monografie recenti, p.es. libri sull’ulcera o sul doppler ecc)

Ciascuna categoria avrà un suo scaffale adibito e ben indicato.

Ricordarsi di inserire la dicitura corretta per ogni libro QUESTO FILE

Checklist per il riempimento del file Excel

  1. Per i volumi inventariati: nel foglio INVENTARIATI revisione del file excel inserire la dicitura corretta:
    1. se DA SCARTARE: inserire SCARTARE e mettere sul libro un post-it con il numero nella colonna post-it (A1, A2, ecc)
    2. se DA TENERE: inserire categoria (vedi sopra)
  2. Per i volumi NON inventariati:
    1. se DA SCARTARE: nel foglio NON INVENTARIATI da scartare del file excel inserire i dati essenziali del documento (autore – titolo – anno – ISBN??- data valutazione) + mettere un post-it con il numero della colonna post-it (B1, B2, ecc)
    2. se DA TENERE: mettere nell’apposito scaffale, senza inserirlo in alcuna lista

Checklist per il trattamento degli inventari – In fase di catalogazione

A) Il volume è stato valutato come da tenere in biblioteca:
  • se è già presente un inventario Sebina e fa parte della serie principale (cioè è composto solo da un numero):
    • mantenerlo così
    • modificare soltanto la collocazione;
  • se è già presente un inventario Sebina e fa parte della serie FAL:
    • attribuire un nuovo numero d’inventario automatico della serie principale
    • oltre alla modifica della collocazione;
  • se non è già presente un inventario
    • attribuire un nuovo numero d’inventario automatico della serie principale,
    • oltre alla collocazione.
B) Il volume è stato valutato come da scartare:
  • se è già presente un inventario Sebina,
    • vado in Situazione documento > identifico l’inventario > Modifica inventario > inserisco lo stato copia Scarto inventariale
    • + flaggo il quadratino Non visualizzare in OPAC ;
    • fisicamente sul libro aggiungo un post it/foglietto per segnalare l’operazione;

In entrambe le casistiche va SEMPRE segnalato fisicamente sul libro con un post it/foglietto l’operazione effettuata (scrivendo Da scartare / Da catalogare / Da tenere, etc…).

FASE 3 – Attività pratica di valutazione e revisione dei materiali bibliografici in deposito – IN CORSO

  • Attività iniziata il 21/07/2021: segnare i volumi valutati come da scartare in QUESTO FILE
  • Terminata la parte dei libri già inventariati con MFBC/deposito, da agosto 2021 in valutazione la parte delle donazioni degli ex istituti

FASE 4 – Catalogazione del materiale valutato come da tenere in biblioteca – IN CORSO

Catalogare/etichettare/scotchare/rimettere a scaffale i libri

  • attività iniziata da Paolo e Monica il 02/08/2021 con i libri già inventariati come MFBC/deposito

FASE 5 – Gestione del materiale valutato come da scartare

Periodicamente (ogni TOT volumi) segnalare a Evelina di dare un’occhiata a elenco libri da scartare

Terminato lo scarto dei libri già precedentemente catalogati in Sebina, Paolo procede allo scarto finale da Sebina.

Periodicamente si offre l’elenco dei volumi scartati in dono ad altre biblioteche.

Alla fine dell’intero processo chiamare i facchini.