Fatti salvi i principi generali per lo scarto bibliografico e le Linee guida della Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia Romagna e la relativa procedura di richiesta di autorizzazione allo scarto, i materiali da scartare sono principalmente:
- Copie multiple della stessa edizione (si tiene una copia)
- Volumi in pessimo stato di conservazione (da valutare caso per caso)
- Libri di testo: si mantiene l’ultima edizione tranne nel caso in cui ci siano segnalazioni specifiche da parte dei docenti
Per individuare le opere da scartare si utilizza il seguente diagramma di flusso
PROCEDURE
SELEZIONE E EVENTUALE SCARTO
- Selezionare il materiale da scartare in base ai criteri stabiliti e la checklist
- Segnalare i volumi con bollino colorato in base a queste indicazioni:
a. Volume presente in OPAC da scartare: BOLLINO ROSSO
In Next procedere alla modifica dello stato copia e della visualizzazione [spuntare il riquadro Non visualizzare in opac] come da procedure riassunte QUI
b. Volume NON presente in opac da scartare: BOLLINO BLU
Inserire nel file xls Scarti non in OPAC
c. Volume NON presente in OPAC da tenere e catalogare: BOLLINO BIANCO
Barbara cataloga stanza per stanza seguendo i bollini bianchi
d. Volume parzialmente danneggiato o che richiede ulteriore valutazione: BOLLINO GIALLO
Elisa rivaluta e decide
3. Procedere con la creazione della lista di revisione come da procedure da procedure riassunte QUI [Elisa o Rita]
NB: Nella descrizione della lista di revisione si mette AMBITO + STANZA e codice SIPE del locale di stoccaggio delle scatole (i.e. TRIBUTARIO Stanza 158, PRIVATO Stanza 82, PROCEDURA CIVILE Stanza 38 scantinato Palazzina - codice SIPE 1.03.S.005 etc..)
4. Creata la lista di revisione, comunicare il n. della lista a chi ha effettuato la verifica a scaffale che provvede a:
a. timbrare il materiale identificato per lo scarto con l’apposito timbro Materiale bibliografico obsoleto da scartare
b. stampare la lista di revisione e inscatolare il materiale selezionato apponendo su ogni scatola: - Copia della lista di revisione - Numero della lista (su ogni lato della scatola)
5. Portare le scatole nello scantinato della Palazzina – codice SIPE 1.03.S.005
RICHIESTA A SOPRINTENDENZA E OFFERTE A BIBLIOTECHE
6. In NEXT procedere con le verifiche e la creazione dei file da inviare alla soprintendenza come da procedure riassunte QUI [Elisa o Rita]
7. Predisporre i documenti e elenchi materiale (NB: togliere irreperibili) [Elisa o Rita] per invio tramite Titulus alla Soprintendenza [Evelina]
8. Ricevuta l’autorizzazione dalla Soprintendenza
a. Aggiornare pagina web: https://www.bibliotecagiurisprudenza.unipr.it/offerta-aib/ con i lotti da offrire ad altre biblioteche
b. Inviare mail ad AIB-CUR per annunciare l’offerta
9. Scaduta l’offerta AIB in NEXT effettuare le operazioni come da procedure riassunte QUI (pf. dopo aver ricevuto l’autorizzazione allo scarto dalla Soprintendenza) [Elisa o Rita]
10. Per il materiale rimasto dopo l’offerta AIB aprire un ticket per la richiesta dei facchini per lo smaltimento a macero [Evelina]